Systèmes de recherche de documents électroniques

Et qui dit accès rapide dit solutions rapides. Avec un bon logiciel de gestion de documents électroniques, vos informations restent disponibles 24 heures sur 24 sur un support de stockage portable ou sur le réseau de votre organisation. Tout ce qu’il vous faut pour cela est un système d'archivage de documents numériques. Ses fonctions d’indexation vous permettent de retrouver vos documents électroniques simplement en tapant quelques mots de leur contenu. C’est pour vous l’assurance de toujours disposer de la dernière version disponible du document.

La recherche de documents électroniques peut s’avérer assez complexe et sophistiquée. Pour retrouver des documents individuels en toute simplicité, il vous suffit de spécifier l’identifiant unique du document ; le système interrogera alors l’index pour le retrouver. Certaines technologies plus flexibles (comme la fonction de recherche PaperPort Watson de Nuance, après indexation de vos documents et fichiers PDF) vous permettent de retrouver un document à partir d’une partie des termes recherchés contenus dans l’identifiant du document et/ou des parties de métadonnées attendues. Vous pouvez même effectuer une recherche à partir d’une expression contenant plusieurs mots clés ou de phrases censées apparaître dans le contenu des documents.

Grâce au logiciel de gestion de documents, la saisie en double du même document appartient au passé. La recherche instantanée de documents électroniques vous permet par ailleurs de localiser un document spécifique sans perdre une minute, évitant ainsi les retards et erreurs au travail. Imaginez les économies que vous pourriez réaliser sur vos opérations de stockage d’imprimés et la main d’œuvre nécessaire à leur gestion et à leur recherche.

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