Flux de travail, imagerie et gestion documentaire

Grâce au flux de travail de gestion documentaire, la saisie en double d’un même document appartient au passé. La recherche instantanée de documents électroniques vous permet par ailleurs de localiser un document spécifique sans perdre une minute, évitant ainsi les retards et erreurs au travail. Imaginez les économies que vous pourriez réaliser sur vos opérations de stockage d’imprimés et la main d’œuvre nécessaire à leur gestion et à leur recherche.

Préparer les documents pour la numérisation – ôter les agrafes, adapter la taille, trier...

Si l’alimentation en papier et la numérisation peuvent s’effectuer de manière rapide et automatique, la préparation et l’indexation, indispensables, exigent de nombreuses tâches manuelles. La préparation implique en effet l’inspection manuelle des documents à numériser. Il s’agit de veiller à ce qu’ils soient en ordre, dépliés et dénués d’agrafes ou d’éléments pouvant perturber le scanner. Certains secteurs, juridique et médical par exemple, exigent une numérotation Bates ou autre méthode de marquage de document par attribution d’un numéro d’identification et indication de la date/heure de la numérisation du document.

Capturer des images de documents papier à l’aide de scanners ou d’imprimantes multifonctions. Utiliser un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les images numériques en texte lisible par la machine.

La numérisation de documents papier aux fins de stockage et la numérisation de photos aux fins de reproduction nécessitent des équipements différents.

Certains logiciels possèdent des fonctionnalités de flux de travail qui permettent une numérisation par lot. Si vous souhaitez numériser une grande quantité de documents à l’aide d’un logiciel de gestion documentaire, vous vous intéresserez avant tout à sa rapidité et à ses caractéristiques de gestion du papier, mais sa résolution sera a priori plus faible que celle d’un équipement de reproduction de photos.

L’indexation peut tout simplement consister en la consignation d’identifiants de document uniques ou prendre une forme plus complexe, à savoir la classification basée sur les métadonnées des documents ou sur les index de mots extraits du contenu des documents. L’indexation sert essentiellement à faciliter la recherche.

Son principe est d’associer des mots clés à des fichiers afin de pouvoir les retrouver sur la base de leur contenu. Si ce processus peut parfois être automatisé par le biais de la création d’un flux de travail, il reste généralement manuel. C’est pourquoi de nombreuses entreprises utilisent des technologies de reconnaissance par code barres : en phase de préparation, des fiches de codes barres comprenant les noms de dossier correspondants sont insérées dans les fichiers, dossiers et groupes de documents. Grâce à la numérisation automatique par lot, les documents sont sauvegardés dans les dossiers appropriés tandis qu’un index est créé qui assure leur intégration aux systèmes de gestion électronique de documents.

Vous pouvez stocker vos documents électroniques, optimiser la structure de l’arborescence de vos dossiers, puis les transférer vers un support de stockage de fichiers portable, comme une clé USB ou un CD, aux fins de sauvegarde ou de partage. Cela vous permet de transporter toute une archive de documents numériques dans votre poche !

Et qui dit accès rapide dit solutions rapides. Avec un bon logiciel de gestion de documents, vos informations restent disponibles 24 heures sur 24 sur un support de stockage portable ou sur le réseau de votre organisation. Ses fonctions d’indexation vous permettent de retrouver vos documents simplement en tapant quelques mots de leur contenu. C’est pour vous l’assurance de toujours disposer de la dernière version disponible du document.

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