Stockage de documents et archivage de documents numériques sécurisés

Le stockage de vos documents est essentiel à votre productivité. Vous disposez d’ailleurs certainement déjà d’un système de stockage de documents. Vous classez sans doute vos papiers sur votre bureau, stockez vos dossiers dans des armoires et organisez les documents électroniques de votre ordinateur de manière à pouvoir les retrouver facilement.

Vous pouvez stocker vos documents électroniques, optimiser la structure de l’arborescence de vos dossiers, puis les transférer vers un support de stockage de fichiers portable, comme une clé USB ou un CD, aux fins de sauvegarde ou de partage. Cela vous permet de transporter toute une archive de documents numériques dans votre poche !

Une collaboration efficace passe par un système de gestion de documents électroniques. Celui-ci permet à tous les utilisateurs autorisés de retrouver aisément les documents sur lesquels ils souhaitent travailler, ce où qu’ils se situent dans le réseau.

Il offre également la possibilité de regrouper les documents en fonction des projets auxquels ils sont liés, quel que soit leur emplacement physique. La modification des documents et dossiers s’en trouve ainsi accélérée, ce qui accroît l’efficience des différentes équipes coopérant sur le même dossier. Les systèmes de stockage de documents numériques facilitent grandement le partage d’informations et de documents entre les différentes parties collaborant sur un même projet. Ils permettent de répercuter les mises à jour apportées aux projets de manière plus rapide et les rendent accessibles par tous. Cela garantit à toutes les parties prenantes de travailler sur la version la plus à jour du document. Elles coopèrent ainsi plus efficacement et achèvent leur travail plus rapidement tout en obtenant de meilleurs résultats.

Pour illustrer l’une des applications possibles du stockage en réseau, prenons l’exemple d’un bon de commande d’un équipementier. Le service de l’exploitation reçoit la commande, la numérise et l’ajoute au dossier contenant le contrat concerné et les précédents bons de commande. Averti de cette opération, le service juridique vérifie la validité du bon de commande. Le service de gestion des commandes est informé de la validité du bon de commande et peut procéder à la livraison. Enfin, le service des finances peut inscrire les recettes au chiffre d’affaires dès réception des paiements, grâce au bon de commande numérique. Tout au long de ce processus, les informations sont conservées dans un même lieu tandis que les différentes parties prenantes traitent la requête, créant ainsi automatiquement un dossier.

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